Ai-je besoin d'un serveur ?
Bien que souvent elles l'ignorent, les petites entreprises peuvent souvent tirer profit de l'ajout d'un serveur centralisé à leur réseau. En premier lieu, l'ajout d'un serveur à un réseau existant permet de bénéficier de l'authentification centralisée. En effet, sur ce serveur se trouve un répertoire central contenant les noms d'utilisateurs et les mots de passe de tous les employés de l'entreprise. Dans Windows, on appelle ce répertoire domaine Active Directory. Tous les ordinateurs de bureau du réseau sont ensuite associés au domaine et les utilisateurs s'y connectent normalement, mais le serveur en contrôle l'accès. Cela signifie que les utilisateurs peuvent se connecter à n'importe quel ordinateur de bureau du réseau avec leur nom d'utilisateur et leur mot de passe, pour disposer de leurs fichiers et de leurs paramètres exactement comme s'ils se trouvaient devant leur propre ordinateur. Cette fonctionnalité est essentielle pour la sécurité et elle constitue le principe de base de nombreuses autres facettes de l'informatique de réseau.
Ce répertoire peut également être utilisé pour autoriser ou empêcher l'accès à certains fichiers, et ne permettre ainsi l'accès qu'aux utilisateurs qui en ont besoin. Un serveur normal de petite entreprise disposera de partages de fichiers contenant les fichiers personnels des utilisateurs, ainsi que les fichiers partagés auxquels les autres utilisateurs peuvent accéder lorsque cela est nécessaire. Grâce au partage dédié à chacun des utilisateurs, ces derniers peuvent stocker des informations confidentielles et privées auxquelles eux seuls ont accès. D'autre part, il existe des partages généralement publics auxquels ont accès tous ceux qui possèdent un compte valide. C'est là que sont stockés les fichiers dont tous les employés doivent disposer. Il est également possible d'utiliser de l'espace sur le serveur pour sauvegarder les ordinateurs portables susceptibles de contenir des données importantes. Le couplage de l'authentification centralisée avec le partage des fichiers améliore considérablement la sécurité tout en simplifiant la recherche de fichiers.
Du point de vue de l'utilisateur, le serveur sera visible sur le réseau par l'intermédiaire d'un nom unique, les partages étant répertoriés sous le nom du serveur. Une procédure d'installation et de configuration correcte devra utiliser un script de connexion sur chaque ordinateur de bureau pour se connecter automatiquement aux partages réseau gérés par le serveur. Vos utilisateurs s'habitueront rapidement à la recherche et à l'enregistrement des fichiers sur le serveur plutôt que sur leur ordinateur de bureau local. Dans la plupart des cas, vous pouvez mettre en place cette action en utilisant les stratégies de groupe, qui permettront aux utilisateurs d'enregistrer des fichiers dans leur dossier Mes documents, ce dossier étant en réalité situé sur le serveur. Ainsi, vous êtes certain que vos utilisateurs enregistrent leurs fichiers sur le serveur.
GESTION DU COURRIER ÉLECTRONIQUE EN INTERNE
Il est également possible d'utiliser un serveur pour centraliser le courrier électronique. Une petite entreprise qui fonctionne sans serveur doit généralement faire appel à une source extérieure pour la gestion du courrier électronique, par exemple Yahoo ou Google. Ces services sont économiques, voire gratuits. Mais l'adoption d'un serveur configuré pour traiter les tâches liées au courrier électronique permet de gérer tout le courrier électronique en interne. L'accès au courrier électronique des utilisateurs est plus rapide et il est possible de conserver les informations sensibles à l'intérieur de la société, en évitant ainsi de les stocker sur des serveurs situés à l'autre bout du pays. Grâce à Microsoft Small Business Server, vous pouvez également utiliser Microsoft Outlook pour le courrier électronique, les calendriers et la planification, ce qui améliore considérablement la productivité de votre entreprise.
APPLICATIONS CENTRALISÉES
Par ailleurs, vous devrez peut-être ajouter des applications à votre réseau à un moment donné, par exemple une application de gestion des stocks ou des ressources du client. Ces applications peuvent être exécutées depuis votre serveur et utilisées par vos employés tandis que vos données restent protégées grâce au stockage redondant du serveur. Vous pouvez également exécuter de petites bases de données sur votre serveur à l'aide d'outils tels que FileMaker Pro et Microsoft Access. Dans la plupart des entreprises, ces applications sont stratégiques pour l'activité et la préservation de leur sécurité et de leur intégrité constitue un impératif absolu, notamment au fur et à mesure que l'entreprise s'agrandit.
CRÉEZ UN INTRANET ET UN EXTRANET
Selon la taille de l'entreprise, vous pouvez envisager de créer un site Intranet simple pour vos utilisateurs. Ce site pourrait héberger des liens rapides vers des formulaires, des fichiers souvent utilisés et des informations à l'attention de vos employés, tout en servant de point central pour la distribution d'informations partout dans l'entreprise. Microsoft Small Business Server est livré avec SharePoint, susceptible de simplifier considérablement la procédure de création et de maintenance d'un site Intranet. Si votre entreprise doit échanger des fichiers volumineux avec d'autres sociétés ou clients, vous pouvez également utiliser votre serveur pour héberger ces fichiers et autoriser l'accès à des entités externes (un Extranet), ce qui est une bien meilleure idée que de simplement envoyer par courrier électronique de gros fichiers. De nombreux fournisseurs et sociétés de services de courrier électronique limitent la taille des courriers entrants. Dans ce cas, les transferts de fichiers directs peuvent être la seule manière de distribuer certaines informations. En tirant profit des outils de Microsoft Small Business Server et en créant un portail Extranet raisonnable, il est possible de faire disparaître ces problèmes. Autrefois, les fichiers étaient partagés avec des outils tels que FTP (File Transfer Protocol). Il peut être plus simple de créer un site Extranet sécurisé où vos clients peuvent récupérer les fichiers et les autres données.
COURRIER ÉLECTRONIQUE MOBILE
En transférant le courrier électronique de votre entreprise vers un serveur local, vous pouvez utiliser Microsoft ActiveSync et Exchange pour activer l'accès à ce courrier électronique sur des périphériques mobiles, par exemple un BlackBerry ou un iPhone. Si un accès constant au courrier électronique et aux notifications peut aider votre entreprise, il s'agit là d'une méthode simple et efficace d'activer cette fonctionnalité.
SAUVEGARDE DE VOS DONNÉES
Une fois l'authentification, les fichiers et les applications centralisés, vous disposez d'un site central pour toutes les sauvegardes. Si les baies RAID peuvent permettre à un serveur de continuer à fonctionner suite à une panne de disque, les données stockées sur votre serveur ont plus de valeur que le serveur lui-même. En cas d'incident catastrophique, d'incendie ou d'inondation, ces données peuvent être votre seule chance d'éviter à votre entreprise de mettre la clé sous la porte. La sauvegarde de ce serveur est donc essentielle.
La plupart des petites entreprises souhaiteront ajouter un lecteur de bande économique à leur serveur. Ce lecteur utilise une tête magnétique pour stocker des données sur des bandes individuelles. Le logiciel de sauvegarde qui s'exécute sur le serveur copie le système d'exploitation et les fichiers du serveur sur la bande. Parce qu'une bande est lente, la sauvegarde d'un serveur, même de petite entreprise, peut prendre plusieurs heures. Ces sauvegardes sont donc généralement programmées pour s'exécuter la nuit. Lorsqu'une sauvegarde est terminée, il est possible de stocker les bandes hors site dans un lieu sécurisé. Le plus souvent, il est préférable d'adopter un plan de rotation qui consiste à réutiliser les bandes avec une fréquence de quelques semaines, les sauvegardes les plus récentes étant transférées à domicile ou sur un autre site pour des raisons de sécurité.
Grâce à l'implémentation d'une authentification centralisée et de serveurs de fichiers, et à l'adoption d'un plan de sauvegarde raisonnable, il n'est plus nécessaire de stocker les données importantes sur les ordinateurs de bureau des employés. Ce sont de simples stations de travail, ce qui signifie que les problèmes qui concernent un système de bureau n'ont aucune conséquence sur les autres employés de la société.
L'ajout d'un serveur à un réseau de petite entreprise présente de nombreux avantages. D'une manière générale, si vous passez beaucoup de temps à déplacer des informations dans votre organisation, si vous rencontrez des difficultés à rendre efficaces vos ordinateurs actuels ou si vous avez des préoccupations sur la sécurité des données, c'est qu'il est temps d'acquérir votre premier serveur.
Cela peut sembler décourageant, mais n'oubliez pas que vous n'êtes pas seul. Des millions de petites entreprises ont déjà franchi le pas et cela en vaut certainement la peine.
